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Big is successful – Big Picture im Projektmanagement

SIVISIONSAllgemein Big is successful – Big Picture im Projektmanagement

Big is successful – Big Picture im Projektmanagement

Das Managen eines Projekts bedarf mehr als nur den zielgerichteten Einsatz von Tools und Methoden. Und doch gehören einige Tools als wesentliche Bestandteile zu einer erfolgreichen Projektarbeit dazu. Sie bieten Struktur und können bei effektivem Einsatz den Projektverlauf positiv unterstützen. 


Ein Tool, welches gleich zu Beginn, noch vor der operativen Projektarbeit eingesetzt wird, ist das Big Picture – das große Ganze. Hierbei handelt es sich um die Darstellung des Projektziels, der darunterliegenden komplexen Zusammenhänge sowie die Zusammenführung dieser zu einem großen Bild. Beim Big Picture sprechen wir nicht von der Planung, also der Schätzung von Kapazitäten, Terminen oder Kosten. Es geht um die Vision des Projektergebnisses. Es geht um die Bedürfnisse und den Bedarf des Kunden und der beteiligten Personen. Denn woran messen wir am Ende, ob ein Projekt erfolgreich war? Sicherlich nicht an dem Ausschöpfungsgrad des Budgets. Der Projekterfolg wird zuallererst an der Zielerreichung, der Erfüllung der Anforderung, gemessen. Dieser Erfüllungsgrad ist umso bedeutender da er einzig und allein vom Kunden bewertet wird.
In der Praxis wird das visuelle Big Picture im Rahmen eines Workshops, moderiert durch eine externe, neutrale Person, mit allen relevanten Stakeholdern entwickelt. Je nach Projektgegenstand helfen Leitfragen den verschiedenen Interessengruppen ihre Zielvorstellung in Form einer bildhaften Darstellung zu dokumentieren. 


Vereinfachtes Beispiel: Die Immer auf Erfolgskurs GmbH möchte durch die Digitalisierung von Prozessen nicht nur ihren Marktwert, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit steigern, indem sie langfristig Kosten einspart. Hierzu soll eine ERP-Software eingeführt werden, um die internen Abläufe zu unterstützen und effizienter zu gestalten. In dem Kontext werden neben der Geschäftsführung auch Vertreter der einzelnen Abteilungen, vom Vertrieb bis zur Buchhaltung, zu einem Big Picture-Workshop eingeladen. Bedingt durch die sehr unterschiedlichen Aufgabengebiete, wird jede Abteilung sehr individuelle Anforderungen an das System vorlegen. Nun gilt es diese unterschiedlichen Anforderungen zu einem Gesamtbild zusammenzuführen und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Nur so kann später gewährleistet werden, dass zum einen alle Anforderungen berücksichtigt wurden und das ganze Team die gleiche Zielvorstellung hat. Zudem wird geprüft, wie sich die einzelnen Anforderungen gegenseitig bedingen. 


Das Big Picture kann anschließend als Kommunikations-Tool eingesetzt werden, um sich immer wieder an der gemeinsamen Zielvorstellung zu orientieren, aber dient es auch als Ausgangspunkt, detaillierte Anforderungen abzuleiten Der Detailgrad des Big Pictures kann von Projekt zu Projekt sehr unterschiedlich sein und bedarf der individuellen Bewertung. An der Notwendigkeit eines Big Pictures für erfolgreiche Projektarbeit dagegen gibt es keinen Zweifel.


SIVISIONS Consulting


(Bildquelle: ©alphaspirit – 123rf.com)